¿En manos de quién queda la administración del condominio?

La ley exige crear un reglamento para establecer obligaciones del administrador y de los condominos. Por Soledad Montero smontero@inversioninmobiliariacr.com Si está pensando en designar a una persona o empresa para que asuma la administración del condominio en el que usted es socio o dueño; o bien, en el que reside, antes deberá revisar la normativa vigente en el tema, para tener claro las reglas del juego. El administrador podrá ser una persona física o jurídica. Lo primero es crear un reglamento de condominio y administración, que le permita al administrador y a los condóminos tener claras ciertas disposiciones que exige la ley. Se trata de la legislación N° 7933, la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, que debe ser acatada en Costa Rica por todo proyecto, propiedad o finca, acogida al régimen de propiedad en condominio, sea este horizontal, vertical, combinado o mixto. Muchos dirían que administrar un condominio es una tarea sencilla; sin embargo, esa labor engloba compromisos legales, y aspectos minuciosos que deben estar bien definidos, para evitar inconvenientes futuros con inquilinos y con otros vecinos. El reglamento que exige la normativa permitirá designar foralmente a una Asamblea de Propietarios, que será la figura encargada de destinar a un administrador. El objetivo es que por escrito se establezcan los límites y las responsabilidades entre las partes. Este documento deberá incluir como mínimo los siguientes puntos: a) Las maneras de designar, contratar o sustituir al administrador, sus atribuciones y obligaciones, el período del nombramiento o la contratación y las causas para removerlo. b) Las aportaciones de los propietarios para gastos comunes. c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla. d) El uso de las cosas comunes, las limitaciones y las condiciones en que se ejercerá y, en general, los derechos y las obligaciones de cada propietario. e) El régimen de sanciones del condominio y los mecanismos para la resolución de disputas. f) Las reglas necesarias para afectar las fincas filiales al régimen de propiedad en condominio, las cuales se convertirán en fincas matrices, sin perder por ello su condición original. g) La posibilidad, conjunta o individual, de cambiar la forma externa de las fachadas, decorar las paredes, puertas o ventanas exteriores en formas o colores distintos de los del conjunto. El servicio o la estrategia de la administración podrán variar según el tamaño que posea el condominio, ya que las necesidades que tiene un condominio pequeño pueden resultar distintas a las de uno más grande. Es bueno saber que existen administradores profesionales y empresas que ofrecen servicios de asesoría y de administración como tal; al fin y al cabo, eso es algo que se puede estipular en el reglamento de administración. Usted puede confiar en alguien externo para la gestión de cobranzas, dejar en otras manos la contratación de proveedores de servicios, la realización de auditorías, además el seguimiento y actualización de estados financieros, la supervisión de áreas comunes, la elaboración de los protocolos, de procedimientos de seguridad y emergencia, así como los manuales operativos, entre otros. En Costa Rica hay varias compañías que prestan este servicio y que brindan distintos valores agregados según las necesidades específicas. Para Alejandro Crespo, gerente general de Macondo, una de las empresas que brinda este tipo de servicio, “el proceso de selección debe empezar por definir el tamaño, presupuesto y necesidades específicas del condominio para encontrar a la empresa ideal, ya que las administradoras tienen diferentes fortalezas, como precio, calidad, capacidad de volumen y ubicación geográfica. Normalmente la incidencia del precio de la administración es muy baja en la cuota por lo que sugerimos contratar a una empresa consolidada”. [quote width="auto" align="none" border="#002f56" color="#59a3d9" title="explica Alejandro Crespo, gerente general de Macondo."]"Un administrador en sitio brinda un mejor servicio, pero no es financieramente viable para condominios pequeños. Después de 100 filiales, se puede evaluar la posibilidad de un administrador en sitio"[/quote] En tanto, la Asamblea de Condóminos deberá celebrarse una vez al año, con un quórum de votos que represente los dos tercios del valor del condominio. Ahí se verán asuntos de interés común, asimismo, se conocerá el informe de rendición de cuentas del administrador. En ese espacio, también se aprobará el presupuesto de gastos para el año y los medios para aportar los fondos necesarios para cubrirlo, así como el monto de la remuneración por los servicios que brinde el administrador. La legislación además estipula que deberá contarse con un libro de actas para la Asamblea y otro para la Junta Directiva -cuando esa exista-, en ellos se constarán cada uno de los acuerdos tomados. Asimismo, para que el administrador consigne los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto, debe existir un libro de caja, de acuerdo con el artículo 32 de la Ley. Son derechos comunes el terreno donde se asienta el edificio -cuando se trate de construcciones verticales-, los cimientos, las paredes maestras y medianeras, los techos, las galerías, los vestíbulos y las escaleras, además las vías de acceso, los locales de alojamiento para el personal encargado de la administración o seguridad, así como los locales y las instalaciones de servicios centrales como electricidad, iluminación, telefonía, gas, agua, refrigeración, tanques, bombas de agua, pozos y otros. También serán comunes los ascensores, los incineradores de residuos y, en general, todos los artefactos y las instalaciones destinados al beneficio común. Según el artículo 13, de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, “los propietarios estarán obligados a sufragar los gastos de administración, conservación y operación de los servicios y bienes comunes”. Si un propietario infringe cualquiera de los aspectos de la legislación se le puede sancionar de la siguiente forma: con una prevención por escrito, con una multa previamente establecida en el reglamento de administración, o bien con la obligación de desalojo. Usted puede confiar en alguien externo para la gestión de cobranzas, puede dejar en otras manos la contratación de proveedores de servicios, la realización de auditorías, el seguimiento y actualización de estados financieros, la supervisión de áreas comunes, la elaboración de los protocolos, de procedimientos de seguridad y emergencia, así como los manuales operativos, entre otros. Para la administración de las áreas comunes y para una buena gestión de seguridad, Crespo recomienda comenzar con un planeamiento financiero y operativo. “Es aquí donde entra en juego la experiencia y astucia de la empresa administradora para diseñar un modelo operativo y financiero que rinda de alta calidad. Por ejemplo, con el uso de tecnología se puede mejorar la seguridad y la convivencia a un costo bajo”, agregó el gerente general de Macondo. El administrador tendrá a su cargo: • El cuidado y la vigilancia de los bienes y servicios comunes. • La atención y operación de las instalaciones y los servicios generales. • La conservación del condominio. • La ejecución de los acuerdos de la Asamblea de Condóminos. • La recaudación de cuotas. • Emisión de recibos. • La comunicación contante con los propietarios. • Atención de los protocolos de emergencia. • Entre otros. Fuente: Macondo En caso de toparse con morosidad persistente, será de suma importancia una asesoría a tiempo, que le permita corregir ese panorama e incluso ahorrar gastos adicionales en abogados por dejar pasar el tiempo y no buscar soluciones oportunas. “Es clave que la administración sepa cuándo recurrir a un experto legal. Asumiendo buenas relaciones entre los vecinos, normalmente las empresas administradoras con trayectoria pueden brindar el servicio de asesoría legal. Sin embargo, con situaciones complejas, es importante contratar los servicios de un experto. El ahorro obtenido de no hacerlo puede salir muy caro para el condominio y la administración”, señaló Crespo. En tanto, es recomendable que siempre exista una comunicación eficaz y transparente entre cada uno de los propietarios y quien administre el inmueble, ya que de eso dependerá la sana convivencia. En ciertos momentos es pertinente el envío de boletines, circulares y otros documentos. Incluso, en aras de propiciar un flujo eficaz y eficiente de información entre las partes, se puede hacer uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), para crear estrategias que le faciliten una adecuada interacción. Las aplicaciones y redes sociales pueden ser una buena herramienta, según así se requiera, por ejemplo, para tener un calendario común de las fechas de pago, de la prestación de ciertos servicios como la limpieza, para convocar a una Asamblea o hasta para emitir reportes varios sobre el estado del condominio, entre otros. “Herramientas como el teléfono, mensajes de texto y correos ya no son suficiente para cumplir con las expectativas de servicio de los clientes. En estos tiempos de información instantánea, en Macondo hemos recurrido a la tecnología para mejorar la comunicación. Programas en línea como iCondo, que tiene un portal para condóminos, nos están permitiendo brindar total transparencia financiera, comunicaciones masivas o individuales desde el celular, registro y estadísticas de solicitudes de servicio, reserva de áreas comunes y autorización de invitados; todo desde un celular o computadora y con la frecuencia con que el cliente se sienta cómodo”, agregó Crespo. En tendencia En general en Costa Rica, la tendencia de construcción de obra habitacional en condominios resultó, en 2016, más atractiva por encima de la figura de apartamento, y en ese periodo el Colegio Federado de Ingeniero y Arquitectos (CFIA) tramitó 613.721 metros cuadrados para condominios, unos 186.082 más que para la sub obra de apartamento, según el Informe Anual 2016 sobre Indicadores de la Construcción en Costa Rica, elaborado por el CFIA. Si usted es un inversionista y está pensando en someter un inmueble al régimen de propiedad en condominio, sea este un condominio de uso habitacional, agrícola, industrial comercial, turístico, hotelero, de recreo, de oficinas, pecuario, estacionamiento, de servicios y en general, el propietario, propietarios o concesionarios deberán manifestarlo mediante escritura pública. Lo anterior, siempre teniendo en cuenta los aspectos tanto de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio como de su respectivo reglamento. Fuente: Informe Anual 2016 sobre Indicadores de la Construcción en Costa Rica, elaborado por el CFIA.