Coworking: la opción de cambio hacia espacios de trabajo más flexibles

Se espera que los espacios comunes o colaborativos demuestren una estructura más personalizada y con mayores normativas higiénicas, dando paso a una interacción y experiencia controlada. Por María José Núñez Chacón mjnunez@inversioninmobiliariacr.com Descarga aquí el pdf. Los espacios de Cowork son una modalidad de trabajo que ha tomado un fuerte auge en los últimos años, gracias a su practicidad y ventajas que ofrece a quienes requieren de un lugar para laborar, sin necesidad de pagar enormes sumas de dinero en renta de oficinas o de acondicionamiento. Hoy con la pandemia generada por el COVID-19 se convierten en una opción para responder a las necesidades de las grandes corporaciones de contar con espacios más flexibles. Estos meses de pandemia trajeron consigo cambios evidentes en la forma de trabajar y los expertos están convencidos de que habrá que adoptar nuevas estrategias. Por ejemplo, los corporativos antes podían amasar hasta 5.000 o 10.000 personas en un solo punto y un mismo horario, ahora la tendencia será a diluirse y resultaría más rentable tener varias oficinas en distintos espacios, según la conveniencia de los colaboradores. De acuerdo con Diana Rodríguez, gerente general Business Center Workplace (VMG) se espera que una gran masa de colaboradores se mantenga bajo la modalidad de teletrabajo hasta inicios del 2021 y muchos equipos quedarán de manera permanente con este sistema. Lea también: Centros de oficinas flexibilizan servicios en tiempos de pandemia Pero teletrabajar puede tener una serie de deficiencias que aún falta pulir, y que podría rectificarse implementando modelos flexibles, que respondan al deseo de la mayoría de los empleados, como trabajar desde la casa 2 o 3 días y tener una opción de trabajo en una oficina de 2 o 3 días más. "Esto lograría un balance adecuado entre la interrelación -muy necesaria ya que somos seres sociales y nos estamos viendo afectados por el aislamiento y las ventajas que representan no invertir largas horas en traslados y el ahorro mensual que significa. El mundo ideal de los trabajadores sería tener una oficina como punto de contacto esporádico, en donde se pueda interactuar con el equipo de trabajo e incluso tener la oportunidad de realizar reuniones más espontáneas", analizó Rodríguez. De hecho, en la actualidad muchas compañías multinacionales, principalmente aquellas acostumbradas a tener sus operaciones centralizadas en un solo punto de la ciudad, ven a sus colaboradores agotados por invertir tantas horas para trasladarse de su casa a la oficina, momentos que generan un gran estrés. El balance sería contar con opciones de oficinas o proveedores de oficinas flexibles, ubicadas en diferentes puntos estratégicos de cada ciudad, con lo cual disminuirían los tiempos de traslado y aumentaría la productividad, siempre manteniendo el contacto con otros de la empresa. Javier García, CEO de IOS Office está convencido que producto de la contingencia generada por la pandemia, las empresas buscan más el Cowork como una solución flexible a sus necesidades de espacios laborales; porque ha demostrado ser una modalidad efectiva e innovadora, cada vez más aceptada por el mercado. [quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="analizó García"]Muchas empresas más conservadoras no se animaban a dar el salto a salir de la forma convencional de trabajo, pero la pandemia nos vimos forzados a dar pasos agigantados al futuro y adaptarnos al cambio, por ello estamos seguros de que vienen excelentes oportunidades para la industria. Ahora las compañías, están buscando espacios que se ajusten a sus necesidades, como lugares compartidos con horarios o días distintos.[/quote] Foto: Javier García, CEO de IOS Office Desde esta perspectiva, los espacios colaborativos brindan la opción de trabajar de forma remota, pero en puntos estratégicos. El cambio necesario Pero para lograr ser esa opción que están buscando las grandes corporaciones, los espacios de Cowork deberán invertir en ciertos ajustes, que garanticen las condiciones idóneas de bioseguridad. La prioridad es el aseguramiento de la salud y disminuir al máximo las posibilidades de contagio de enfermedades, de ahí que habrá que mejorar la calidad del aire dentro de las instalaciones y salas de reuniones, con el uso de equipos apropiados de aire acondicionado y su debido mantenimiento. El acceso al aire libre es determinante, sobre todo porque hace algunos años la tendencia fue construir edificios herméticos, y la pandemia demostró que es indispensable inclinarse a una versión opuesta. También estará presente la asignación de metros cuadrados por persona, implementación de horarios para que el aforo sea el adecuado, evitando aglomeración de personas y el establecimiento de reglas para el uso de áreas comunes. [quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="argumentó Diana Rodríguez"]Será importante considerar el impulso de varios aspectos en el diseño de los Cowork y oficinas flexibles, con el fin de cumplir con las nuevas expectativas, tales como brindar opciones de trabajo al aire libre, incluir diferentes alternativas de espacios para reunirse, demarcar y separar puestos de trabajo, bajar la densidad de personas por metro cuadrado, pasillos más anchos para el flujo de circulación y tecnología handsfree, para evitar el contacto en puntos de alto tránsito.[/quote] Foto: Diana Rodríguez, gerente general Business Center Workplace (VMG) En este sentido, Javier García añadió que parte de la fuerza laboral ya no requiere trabajar de 9:00 de la mañana a 5:00 de la tarde de manera presencial, por ello, los Cowork deberán tener más flexibilidad y adaptarse a lo que necesitan las empresas. La clave es reinventarse y generar seguridad con los usuarios, crear estrategias y planes contundentes de sanitización para que no haya duda de trabajar en dichos espacios compartidos. Los administradores de estos lugares deben entender que los protocolos de limpieza deberán ser diferenciados, acorde con el tipo de espacio, por ejemplo, la sanitización de oficinas debe ser distinta al de salas de reuniones, pues éstos últimos incorporan múltiples usuarios a lo largo del día. Por otro lado, se deben ajustar los protocolos para la manipulación diaria de correspondencia, artículos como suministros de oficina y cafetería y claro, generar un sentido de comunidad en el que todos sean conscientes y dispuestos a contribuir con la aplicación y respeto de las medidas implementadas. Más que cowork, trabajo virtual Priscilla Vargas, gerente Senior de Consultoría de Deloitte Costa Rica explicó que la capacidad y ubicaciones de los inmuebles deberán estar alineados a la demanda, lo que hace prever que inicialmente los coworks podrían estar a la baja, porque las personas ya encontraron un espacio físico en sus hogares. [quote width="auto" align="none" border="#013e76" color="#59a3d9" title="detalló"]Dado que muchas organizaciones acelerarán la automatización y virtualización de procesos para que sean más ágiles y eficientes, las inversiones tecnológicas en la nube y la seguridad de los datos mejorarán la productividad y garantizarán la confidencialidad, por lo que la ciberseguridad ya no será un problema.[/quote] Foto: Priscilla Vargas, gerente Senior de Consultoría de Deloitte Costa Rica En su criterio, es inevitable que las políticas de teletrabajo cambien, no necesariamente para irse a un coworking, pero sí es posible que las organizaciones que están en edificios corporativos ya no requieran la misma cantidad de metros cuadrados. De esta forma, las empresas volverán a examinar el trabajo para determinar la idoneidad de entrega remota, y las nuevas políticas de teletrabajo deberán ser flexibles. Adicionalmente, los líderes tendrán que estar capacitados para administrar a su fuerza laboral híbrida, es decir, aquellos que trabajan en la oficina y los que están virtualmente. "Las organizaciones tendrán acceso a más talento a medida que disminuya el requisito de proximidad física", concluyó Vargas. "Espacios cowork ofrecerán privacidad y trabajo individual" Entrevista con Lucía Rojas, Gerente de Mercadeo de Corporación Lady Lee Foto: Lucía Rojas, Gerente de Mercadeo de Corporación Lady Lee La Corporación Lady Lee adquirió los derechos de Venture X para Centroamérica y el Caribe, además de España y Portugal. Se trata de una de las franquicias más grandes de Estados Unidos que ofrece espacios de coworking por medio de un programa de membresías. Costa Rica es el primer país donde se instalará el proyecto y contará con oficinas privadas, espacio para conferencias, espacios de trabajo, entre otros y estará ubicado en el City Mall Alajuela. Esta nueva oferta traerá consigo una opción más de espacios colaborativos para que las empresas puedan ubicar a sus trabajadores, de manera flexible y segura, luego de la tendencia marcada por la pandemia. INversión INmobiliaria (IN) conversó son Lucía Rojas (LR), gerente de Mercadeo de Lady Lee, para conocer su visión de cómo podría dispararse la demanda de los servicios de Cowork a futuro. (IN): ¿Cuál será el futuro de los Cowork luego de la pandemia? (LR): Los espacios de Cowork se convertirán en áreas más enfocadas a la privacidad y trabajo individual, donde las mini oficinas y escritorios dedicados reinarán la distribución. El repunte de los espacios de trabajo flexibles traerá consigo un networking más digitalizado, creando una mayor demanda en la calidad del internet y la rapidez en la manera de hacer negocios. (IN): ¿Cómo deberán cambiar los espacios colaborativos? (LR): Los espacios comunes o colaborativos estarán obligados a cumplir con una estructura más personalizada y con mayores normas higiénicas de trabajo y convivencia; demostrando que la interacción y la experiencia general pueden llevarse de manera controlada. (IN): ¿Será más buscada la tendencia de distintos espacios corporativos en varios puntos y no una sola operación en un edificio? (LR): La flexibilidad que las empresas pueden encontrar en este tipo de recintos les dará opciones más rentables de tener multi-oficinas y centros de atención que un solo centro con aglomeraciones. La pandemia demostró que el ahorro de costos operativos y la calidad de los trabajadores va de la mano con las condiciones y la cercanía de sus hogares; así que tener varios puntos de trabajo podrá tener un efecto positivo en la productividad. (IN): ¿Qué ajustes deberán impulsar en el diseño de los Cowork? (LR): El diseño del espacio se verá modificado, de manera que el 75% será distribuido en áreas de trabajo, el 10% o menos será utilizado para áreas compartidas y de esparcimiento y el restante 15% se distribuye en cápsulas de podcasting, video llamadas y cuartos creativos, que motiven a los nuevos ocupantes a desarrollar una nueva línea de negocio, basada en el auge de los videos en redes sociales y a nivel comercial. (IN): ¿Qué oportunidades ven en medio de la crisis? (LR): Los análisis que las empresas han dedicado a nivel estructural financiero evidencian la necesidad de mantener un coste operativo desviado de vicios y gastos innecesarios; así como el desgaste en los procesos de pago, mantenimiento y logística de tareas indirectas a la producción de capital, pero que conllevan tiempo valioso día con día. Esta información promueve la búsqueda de espacios flexibles con costos controlados y que, a través de un ente administrador, sean más efectivos y disminuya ese costo. (IN): ¿Qué protocolos deberán establecer a futuro? (LR): En un futuro cercano, aunque se logre una vacuna efectiva, los protocolos de acceso, manipulación e interacción seguirán un proceso estrictamente controlado. Esto se dará mediante mediciones de temperaturas, accesos restringidos y una interacción más digital, donde los usuarios tendrán registros médicos; se buscará un networking más especializado y se brindarán herramientas de teletrabajo más robustas. Los infaltables del Cowork Luego de la pandemia será indispensable repensar los espacios de coworking y establecer espacios seguros. Para ello no podrán faltar los siguientes factores: Mantener la medida de distanciamiento de 1,8 metros. Delimitar los puestos de trabajo con el distanciamiento, pero que permita la conexión visual, social y de comunidad. Podría ser con la incorporación de vinilos transparentes en cada unidad. Horarios extendidos para aumentar las opciones de los coworkers. Crear nuevas áreas de encuentro para reuniones y no espacios cerrados. Mayor ventilación natural Los protocolos de higiene, limpieza y desinfección serán la constante. Internet de altísima velocidad. Fuente: consolidación propia, con información de diversas fuentes. © 2020. Revista Inversión Inmobiliaria SRL. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción parcial o total.