Regreso al espacio de oficina, preferencia que va en aumento

Las pequeñas empresas tienen más probabilidades de tener una mayor asistencia a la oficina El entorno del espacio de trabajo es factor determinante Por Mónica Del Castillomdelcastillo@inversioninmobiliariacr.com Foto: Imagen con carácter ilustrativo. Cortesía de Shutterstock. De acuerdo a la encuesta Percepción de los Usuarios de Oficinas Corporativas realizada por CBRE a 207 ejecutivos de bienes raíces corporativos de 77 empresas de todos los tamaños y sectores sobre su sentir y cómo progresan las estrategias organizacionales para apoyar el futuro del trabajo, arrojó datos interesantes: El 67% de los encuestados dijeron que le dan más importancia a la calidad de su entorno de trabajo que antes de la pandemia, probablemente porque hoy tienen más opciones. Los servicios de construcción tienen un impacto en los tomadores de decisiones que intentan equilibrar la experiencia de los empleados, la salud, el bienestar, la sostenibilidad y la eficiencia, los edificios que proporcionan viajes fáciles y otras comodidades son altamente deseables, el 59% favorece los edificios cerca del transporte público y el 53% los inmuebles con opciones de alimentos y bebidas en el lugar. Los trabajadores consideran que el tiempo de viaje es un factor importante al considerar futuras oportunidades de trabajo. La sostenibilidad y la eficiencia también ocupan un lugar destacado en las agendas de los ocupantes al elegir edificios. El 39% de los encuestados clasifican las características de construcción sostenible como altamente deseables y esto salta al 61% de las empresas más grandes encuestadas, muchas de las cuales han declarado públicamente objetivos de sostenibilidad. 47% de todos los encuestados también clasifican el espacio compartido para reuniones como importante, probablemente porque los ocupantes están buscando formas de minimizar su espacio alquilado, tanto como sea posible. El 65% por ciento de los participantes en la Percepción de los Usuarios de Oficinas Corporativas realizada por CBRE, destacaron que sus empresas requieren que los empleados regresen a la oficina, siendo las compañías de servicios financieros / profesionales las que lideran la tendencia con un 71% con asistencia de más de la mitad de la semana. Por otro lado, el 56% de los encuestados de empresas de tecnología prefiere asistencia durante menos de la mitad de la semana. El espacio de oficinas generalmente sigue siendo subutilizado, aunque es probable que las empresas más pequeñas reporten una mayor asistencia. El 38% de los encuestados anticipan una mayor asistencia a la oficina este año. 56% de los encuestados en México indican que la mayoría de las empresas aseguran que los empleados ya regresaron a los espacios de trabajo corporativos o piensan regresar en los próximos meses, mientras que en la Unión Americana el porcentaje es mayor 60%. Aunado a esto, en México la mayor parte de las empresas (53%) utiliza sus espacios corporativos en su máxima capacidad, mientras que en E.U. 54% mantiene una utilización que va entre el 26 y 50%. La mayoría de las empresas, destaca el análisis, requieren que los empleados asistan a los espacios corporativos por lo menos tres días a la semana. México registra mayor porcentaje en este aspecto 71%, contra 42% en Estados Unidos. En México sólo la mitad de las empresas (58%) tienen un control de asistencia, siendo la más usada la verificación de credenciales/sensores/inicios de sesión VPN. MODELO HIBRIDO, SIGUE SIENDO POPULAR La posición de las empresas está orientada a que los empleados asistan la mayor parte de la semana a la oficina e intentar equilibrar la asistencia con el trabajo remoto que sigue siendo popular; sin embargo, las políticas de las empresas, definidas principalmente por la empresa o el líder, requieren a los empleados asistir a los espacios corporativos la mayor parte de la semana. Permitir una combinación equitativa de oficina y trabajo remoto parece ser una estrategia que está perdiendo favor. Hoy en día, el 45% de los encuestados apoya una cultura de oficina en su mayoría o totalmente (frente al 37% en 2022), mientras que el 22% apoya una cultura en su mayoría o totalmente remota (frente al 15% en 2022). Comunicar a los empleados las expectativas de la empresa en torno al regreso a las oficinas es fundamental. La mitad de los encuestados informan que trabajan con otros departamentos de la empresa e involucran directamente a los empleados para impulsar el cambio. Estas iniciativas generalmente resultan en un mayor espacio compartido, un mejor espacio de colaboración y más videoconferencias, pero no llegan a los esfuerzos que realmente transformarán la forma en que la oficina permite el futuro del trabajo. Las políticas emergentes incluyen permitir que los empleados establezcan sus horas de trabajo diarias, tener empleados en la oficina en un horario rotativo e instituir una semana laboral de cuatro días. En general, las políticas se están perfeccionando para establecer la intención, proporcionar claridad y permitir la previsibilidad para todas las partes en torno a lo que significa el trabajo híbrido. ADAPTÁNDOSE A LOS NUEVOS ESTILOS DE TRABAJO De acuerdo con el reporte de Percepción de los Usuarios de Oficinas Corporativas, la adopción de espacios orientados a las nuevas formas de trabajar es la principal prioridad de los empleadores. La mayoría de las empresas han implementado estrategias en las oficinas para apoyar el cambio de los nuevos estilos de trabajo y los empleadores que gestionan el cambio del lugar de trabajo se enfocan en reconfigurar el espacio priorizando la colaboración entre los empleados. Referente a las estrategias llevadas a cabo en los espacios corporativos orientadas al regreso de los empleados a la oficina, la encuesta arroja que en Estados Unidos el 57% ha enfocado sus esfuerzos a reasignar el espacio, basándose en el diseño de las nuevas formas de laborar, dando una mayor preferencia (50%) a dar prioridad a la cantidad y calidad de espacio de colaboración. Las acciones más comunes para reasignar el espacio orientado a los nuevos patrones de trabajo se centran en hacer que el espacio sea más eficiente para la empresa y más efectivo para los empleados. Las empresas siguen mostrando interés en adoptar tecnologías que permitan combinar los modelos de trabajo presencial y remoto y crear mayor compromiso entre los empleados. Entre las tecnologías implementadas o que se planean utilizar, México presenta los porcentajes más altos en todos los puntos considerados. En primer lugar, se encuentran mejores servicios de videoconferencias (México 86% - E.U. 77%), le siguen: aplicaciones web para el empleado (México 84% - E.U. 31%), sensores de ocupación (México 83% - E.U. 41%), aplicaciones de reserva de salas/espacios (México 82% - E.U. 56%), tecnología en contacto (México 81% - E.U. 25%), sensores de calidad del aire (México 81% - E.U. 34%) y sistemas de sensores de edificios inteligentes (México 78% - E.U. 41%). Otras acciones que tuvieron porcentajes de consideración fueron: Explicar a los empleados por qué la vuelta a la oficina es fundamental para el éxito de la empresa, incentivar a los directores y gerentes para que den ejemplo y establecer acuerdos a nivel de equipo entre directivos y empleados para fijar las expectativas de la empresa. Lea también: EXPOPARKS: El primer congreso, expo y tour de Parques Industriales y Logísticos en Centroamérica y el Caribe La flexibilidad de trabajar entre la casa y la oficina está fuertemente relacionada con un mejor desempeño laboral. Algunas de las estrategias implementadas y/o a prueba por parte de las empresas para llevar a cabo el retorno a las oficinas en México, que la encuesta integra son las siguientes: La estrategia más común es permitir que los empleados modifiquen el horario de asistencia a la oficina; provocando que el empleado se comprometa con el tiempo que estarán en los espacios de trabajo. La segunda estrategia con mayor alcance entre las empresas es la de permitir a los empleados que acudan a la oficina en un horario rotativo para repartir mejor la asistencia; la que facilita a los empleadores planificar el uso eficiente de las oficinas y garantiza que los equipos apropiados se reúnan. Una tercera estrategia es permitir a los empleados que trabajen desde cualquier lugar un número determinado de semanas al año; complementando las políticas del trabajo híbrido, dando opción al empleado a tener autonomía de su tiempo. La lista agrega el “Virtual First” que permite a los empleados trabajar de forma remota y acceder a los espacios corporativos solo cuando así se requiera. Por último, y aunque en México solo 14% de las empresas lo está implementando, se encuentra la semana laboral de cuatro días; un estudio llevado a cabo en Reino Unido a varias empresas muestra que una semana laboral de 4 días mejora la productividad, las finanzas y el bienestar de los empleados. FLIGHT TO QUALITY GANA TERRENO Más de la mitad de los encuestados, liderados por grandes empresas, anticipan nuevas reducciones de sus oficinas para recortar el espacio desocupado, y la mayoría lo ejecuta al vencimiento del arrendamiento. Cuando los inquilinos están negociando contratos de arrendamiento, las renovaciones son la estrategia preferida. Sin embargo, más de la mitad de los encuestados planean trasladarse a un espacio de mejor calidad. Los mercados que combinan mejores formas de traslado y espacio de oficinas moderno. Los encuestados señalaron que sus empresas buscan flexibilidad en los contratos de arrendamiento, incluidos plazos de arrendamiento más cortos y más libertad para expandir o contratar su espacio total. La agrupación de servicios y comodidades de edificios compartidos, como reuniones y espacios flexibles, también es muy deseable en los contratos de arrendamiento. PEQUEÑAS EMPRESAS TIENEN MÁS PROBABILIDADES DE TENER MAYOR ASISTENCIA A LA OFICINA Las tasas de utilización de la oficina varían mucho según la empresa, pero generalmente siguen siendo moderadas. El 94% de los encuestados de grandes empresas informaron contar con tasas de utilización de oficinas de menos del 60%. La mayoría de las empresas han implementado estrategias en el lugar de trabajo para apoyar mejor el cambio de paradigma en la forma en que trabajan las personas. Aquellos que gestionan el cambio en el lugar de trabajo están escuchando, aprendiendo y organizándose para actuar eficazmente sobre las ideas que apoyarán un estado futuro. La mayoría de las empresas que gestionan el cambio informan de asociaciones entre sus departamentos de recursos humanos, tecnología de la información, bienes raíces corporativos y comunicaciones, así como la participación de los propios empleados en el proceso. Aquellos que actúan sobre el cambio en el lugar de trabajo informan más comúnmente que reconfiguran el espacio con una prioridad para facilitar la colaboración de los empleados. PLANIFICACIÓN DE LOS ESPACIOS CORPORATIVOS Aunque aún existe incertidumbre entre algunos empleadores en torno al impacto a largo plazo del trabajo híbrido, los resultados de la encuesta indican que las empresas han decidido mantener o incrementar el tamaño de sus oficinas; México reporta que 46% de los encuestados indicaron que en los últimos tres años y los próximos tres, mantendrán el mismo tamaño. El crecimiento de la empresa y la renovación de los espacios colaborativos en torno a los nuevos estilos de trabajo son las principales razones de incrementar el portafolio de las empresas, con 84% y 43% respectivamente. Los espacios flexibles de oficinas son una herramienta útil para muchas empresas, ya que se pueden utilizar para diversos escenarios; la opinión en cuanto a estos espacios es diversa. El porcentaje de espacio corporativo compuesto de espacio flexible en México de acuerdo con la encuesta, alcanza hoy 21% y tenderá a bajar en los próximos dos años a 16%. La razón más común para usar espacios flexibles en México son ingresar a nuevos mercados y ofrecer a los empleados más opciones sobre donde trabajar. Las amenidades de los espacios corporativos deben enfocarse en equilibrar la experiencia, la salud y el bienestar de los empleados a la hora de trabajar, menciona el reporte de esta encuesta. Entre las características que obtuvieron los mayores porcentajes, se encuentran: convivencia – cafetería dentro del edifico 29%; servicios del edificio – espacio compartido para reuniones en el edificio 46%; bienestar – instalaciones exteriores / terraza 26%; sustentabilidad – características y funcionamiento sustentable del edificio 17% y transporte – estacionamiento 60%. Como dato complementario el reporte hace alusión a que desde el inicio de la pandemia existe un mayor énfasis en las amenidades y servicios dentro de la oficina, las cuales mejoran la experiencia de los empleados dentro de los espacios de trabajo, siendo un menor tiempo de traslado y un mayor bienestar en la oficina los factores más importantes para los empleados de acuerdo con CBRE Research, Estudio Live, Work & Shop – 2022. © 2023. Revista Inversión Inmobiliaria SRL. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción parcial o total.